Что такое электронная подпись: виды, применение, безопасность

Электронный документооборот (ЭДО) экономит огромное количество времени и денег предпринимателям, и физическим лицам. Для создания правовой базы ЭДО был принят ФЗ № 63 «Об электронной цифровой подписи».

Электронная цифровая подпись (ЭП) – это криптографический код для визирования электронных документов. То есть это аналог обычной подписи, но в виде кода (комбинации цифр) и ее наличие придает юридическую значимость любому электронному документу.

ЭП выдается уполномоченному лицу и представляет собой сгенерированный файл с цифрами и символами, который крепится к документу в формате html, pdf и прочих. Ее могут получить все, кто ведет электронный документооборот, сдает отчетность и получает услуги через интернет.

Юридические лица используют ЭП в следующих направлениях:

• Документы с контрагентами – формализованные (утвержденные государством) и неформализованные (свободная форма и содержание).

• Передача деклараций и отчетных форм в ИФНС, Социальный фонд России.

• Электронные заявки для оформления собственности, патентов, регистрации НМА.

• Заявки на тендеры и документы по торгам.

• Платежные поручения, требования и другие документы в системе банковского обслуживания.

• Документы, которые используются внутри организации.

• Оформление трудовых отношений и приказов по HR с сотрудниками.

ЭДО обязательно должны применять поставщики и покупатели маркированных товаров и продукции, которая подлежит прослеживаемости.

Электронный документооборот дает следующие преимущества:

• получение услуг удаленно;

• экономия времени на обмен документами;

• оперативное взаимодействие с регуляторами и контролирующими органами;

• экономия бумаги.

Физические лица могут использовать ЭП в следующих случаях:

• оформление, получение и отправка субсидий, сервисов, обращений и сделок на портале Госуслуг;

• передача документов на зачисление в детский сад, школу или в ВУЗ;

• обмен документами с работодателем;

• обращение в суд через систему ГАС «Правосудие»;

• заключение договоров купли-продажи, услуг, займа.

Законодательная база по ЭП и ЭДО достаточно обширная. Единого нормативного акта нет. Частично использование регулируется Налоговым и Гражданским кодексами РФ, а также Федеральными законами:

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• 377-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс», который разрешил заключать отношения с работниками в электронном виде.

• 476-ФЗ «Изменения в закон об электронной подписи».

• 63 ФЗ «Об электронной подписи»

Устройство ЭП

Файл генерирует специальная программа – средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда документ будет подписан, СКЗИ сканирует его и создаст уникальную комбинацию знаков, которая будет зашифрована с помощью ключа (последовательности символов) и сформирует файл подписи.

Сертификат на ключ хранится у собственника на электронном носителе: флешке, диске, файле на ПК. А просмотр подписи доступен при наличии открытого ключа – электронный документ, в котором указан владелец, его права и персональные данные эмитента.

Программа СКЗИ проверяет комбинацию символов. Результат проверки считается удовлетворительным при следующих условиях:

• документ не изменялся;

• визу поставил уполномоченный сотрудник или физическое лицо.

• сертификат ключа проверки ЭП действителен

В таком случае подпись автоматически признается действительной. Если программа обнаружит что содержание документа меняли после визирования, подпись будет признана недействительной и документ утратит юридическую значимость.

Виды ЭП и их отличие

В законах РФ указаны 3 вида подписи:

• Простая электронная подпись (ПЭП).

• Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП).

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Они отличаются по своим характеристикам и применяются в разных условиях.

Простая подпись

Это самая доступная версия – один из вариантов это логин и пароль, которые вводят при авторизации. Такая подпись не имеет высокой степени защиты, поэтому ее не могут применять с имущественными или финансовыми сделками при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Кроме того, она не гарантирует, что документ не меняли после подписания, а при разногласиях потребуется доказывать право через суд.

Неквалифицированная подпись

Это комбинация цифр, сформированная с помощью средств шифрования. Наличие подписи на документе подтверждает, что определенный человек подписал документ и не менял его. Подделать такую подпись достаточно сложно.

Неквалифицированной подписью заверяют:

• договора;

• отчеты;

• соглашения.

Со стороны государства отсутствует контроль за неквалифицированной подписью. Ее можно создавать внутри организации или бесплатного сервиса. Эта подпись действительна в рамках договорных отношений.

Квалифицированная подпись

Это самый надежный и защищенный вид. Главное отличие от неквалифицированной – выдача в удостоверяющем центре (УЦ), который обеспечивает криптозащиту информации на федеральном уровне и аккредитованным Минкомсвязи.

УЦ проходит проверку по установленному законом алгоритму:

• аккредитацию в Минкомсвязи;

• сертификацию в Федеральной службе безопасности.

Правомерность подписания документов определяют следующим образом:

• на сайте удостоверяющего цента проверяют срок действия сертификата;

• определяют действительность подписи на документе в момент использования.

Проверку можно провести бесплатно на таких сервисах:

• Портал «КриптоПро». Только файлы в формате pdf, в другом разрешении проверка платная.

• Госуслуги. Пользователь загружает файлы любого формата. Можно проверить квалифицированную и неквалифицированную подпись. Если документ не подписан, можно загрузить отдельно файл с подписью.

• Сервис «Контур-крипто». Можно подписать и проверить документы, без ограничения по формату.

• Есть ПО, позволяющее произвести проверку ЭП (например, КриптоАРМ)

Сертификат квалифицированной подписи регулярно обновляется. Проверку необходимо проводить, чтобы исключить случаи утраты, кражи или просрочки ЭП.

Преимущества квалифицированной подписи:

• Практически невозможно взломать. А при утрате достаточно обратиться в УЦ для блокировки и перевыпуска сертификата.

• Можно использовать операциях электронного документооборота (ЭДО), в том числе в судебных документах, но есть исключения, например, договор поручительства.

Как получить ЭП юридическому лицу

Перед началом работы нужно подготовить рабочее место и получить сертификат.

Рабочее место – это стационарный ПК или ноутбук с установленной операционной системой и техническими данными, подключенный к сети интернет.

Чтобы работать с квалифицированной подписью необходимо будет установить программу для криптозащиты данных. Некоторые компании помогают дистанционно с установкой необходимого ПО для применения ЭП.

В России можно использовать следующие варианты ПО для защиты:

• КриптоПро CSP.

• Signal-com CSP.

• Лисси CSP.

• Vipnet CSP.

Программы имеют практически идентичный функционал. Конкретный вариант лучше выбирать по рекомендации от УЦ или МФЦ.

С 1 января 2023 года ЭП для юридического лица или ИП бесплатно делают в ИФНС. Сертификат выдают независимо от адреса регистрации налогоплательщика. Для получения подписи в налоговой необходимо предварительно приобрести носитель (токен) на любом маркетплейсе. В ИФНС запишут данные и установочный файл с ПО для их защиты. Настройка на ПК производится самостоятельно пользователем.

В удостоверяющем центре подпись платная. Дополнительно могут предложить токен и техническую поддержку при установке или в течение срока действия сертификата. Все УЦ внесены в реестр Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Удаленно получить ЭП нельзя поэтому нужно выбирать представительство в городе нахождения предприятия.

Если сертификат еще действует продлить ЭП, можно дистанционно (если она выдавалась в центре).

Документы для получения подписи:

• Заявление на изготовление ЭП. В УЦ выдают бланк для заполнения. В МФЦ заполняют документ на портале Госуслуг.

• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получение онлайн бесплатно на сайте ФНС.

• Копия устава и приказ на право подписания для юридических лиц.

• Паспорт и СНИЛС для ИП.

Если подпись получать будет доверенное лицо, ему необходимы доверенность и паспорт.

При изготовлении подписи в центре после оформления документов необходимо оплатить счет:

• Если оплата будет картой или наличными – подпись выдадут через час.

• При оплате безналичным путем потребуется до 3 дней на обработку платежа и зачисление средств на счет центра.

Стоимость подписи и токена может быть разная.

Как получить ЭП физическому лицу

Физическим лицам для получения подписи достаточно обратиться в МФЦ и предоставить следующий пакет документов:

• Заявление.

• Паспорт.

• СНИЛС.

• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и присвоении ИНН

В УЦ тоже можно получить подпись за плату. Стоимость для граждан от 1 000 рублей (без носителя). Чем выше защита подписи, тем она дороже. Бесплатно можно получить подпись на портале «Госключ» – это доступно авторизованным пользователям.

Как подписать документ ЭП

СКЗИ после установки добавит раздел в меню и при нажатии правой кнопки мышки документ будет подписан. На сайте каждого СКЗИ есть подробные инструкции о том, как осуществляется подписание.

Алгоритм следующий:

• Кликнуть правой кнопкой мыши по документу.

• Выбрать пункт меню с названием СКЗИ и нажать команду «Подписать».

• Подождать запуск создания ЭП – рядом с документом появится файл doc.sig, это и есть файл ЭП.

В отдельных ПО СКЗИ команда может быть расположена в пункте меню защиты файла.

Вопросы, возникающие при работе с ЭП

Вопрос: Можно ли передать подпись другому лицу?

Ответ: По закону запрещено передавать подпись посторонним без согласия владельца. Даже если она была передана с согласия, всю юридическую ответственность за каждый подписанный документ несет владелец.

Вопрос: Что делать если потерялась подпись?

Ответ: При утрате или краже необходимо сразу обратиться в Удостоверяющий центр или МФЦ, который выдал сертификат. Центр отзовет сертификат и его не смогут использовать мошенники. Дополнительно рекомендуется проинформировать контрагентов, что подпись могут использовать незаконно. Восстановить ключ нельзя, придется выпускать новый.

Вопрос: Как перевыпустить сертификат?

Ответ: Период действия сертификата – 1 год. До истечения срока необходимо написать заявление в МФЦ или УЦ. Если изменений в документах не было, заново их предоставлять не требуется. Перевыпуск можно сделать дистанционно если сертификат был куплен в УЦ.

ЭДО и ЭП — это инновационные и перспективные направления в нашей стране. Но при всех плюсах можно выделить следующие недостатки:

• Срок действия может закончиться, а документы на продление не предоставлены заблаговременно.

• Иногда сотрудники увольняются, а подпись нужно выпускать квалифицированную, что для юридических лиц влечет дополнительные расходы.

• Необходимо обеспечить резервное хранение электронных документов.

Операторы заявляют, что 47% юридических лиц перешли на ЭДО, ведь системы интегрируются по API с ERP, SAP, 1С.

ЭП может обеспечить выполнение функционала со всех стационарных и мобильных устройств. А удобный интерфейс позволит освоить новый инструментарий пользователям разного возраста и квалификации.

На федеральном уровне постоянно прорабатываются направления развития ЭДО. А значит со временем будет становится все меньше документов на бумажных носителях.