×
Частным клиентам
Бизнесу
О банке
Офисы и банкоматы
Личный кабинет

Кредиты
Вклады
Карты
Кэшбэк
Программа лояльности
Драгоценные металлы
Ипотека
Инвестиционные монеты
Мобильный банк
Детская карта
Система быстрых платежей
Денежные переводы
Коммунальные платежи
Услуги страхования
Ценные бумаги
ЕСИА
Обращение в банк
Поиск по сайту

22 марта 2023

Что такое электронная подпись: виды, применение, безопасность

Электронный документооборот (ЭДО) экономит огромное количество времени и денег предпринимателям, и физическим лицам. Для создания правовой базы ЭДО был принят ФЗ № 63 «Об электронной цифровой подписи».

Электронная цифровая подпись (ЭП) – это криптографический код для визирования электронных документов. То есть это аналог обычной подписи, но в виде кода (комбинации цифр) и ее наличие придает юридическую значимость любому электронному документу.

ЭП выдается уполномоченному лицу и представляет собой сгенерированный файл с цифрами и символами, который крепится к документу в формате html, pdf и прочих. Ее могут получить все, кто ведет электронный документооборот, сдает отчетность и получает услуги через интернет.

Юридические лица используют ЭП в следующих направлениях:

• Документы с контрагентами – формализованные (утвержденные государством) и неформализованные (свободная форма и содержание).

• Передача деклараций и отчетных форм в ИФНС, Социальный фонд России.

• Электронные заявки для оформления собственности, патентов, регистрации НМА.

• Заявки на тендеры и документы по торгам.

• Платежные поручения, требования и другие документы в системе банковского обслуживания.

• Документы, которые используются внутри организации.

• Оформление трудовых отношений и приказов по HR с сотрудниками.

ЭДО обязательно должны применять поставщики и покупатели маркированных товаров и продукции, которая подлежит прослеживаемости.

Электронный документооборот дает следующие преимущества:

• получение услуг удаленно;

• экономия времени на обмен документами;

• оперативное взаимодействие с регуляторами и контролирующими органами;

• экономия бумаги.

Физические лица могут использовать ЭП в следующих случаях:

• оформление, получение и отправка субсидий, сервисов, обращений и сделок на портале Госуслуг;

• передача документов на зачисление в детский сад, школу или в ВУЗ;

• обмен документами с работодателем;

• обращение в суд через систему ГАС «Правосудие»;

• заключение договоров купли-продажи, услуг, займа.

Законодательная база по ЭП и ЭДО достаточно обширная. Единого нормативного акта нет. Частично использование регулируется Налоговым и Гражданским кодексами РФ, а также Федеральными законами:

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• 377-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс», который разрешил заключать отношения с работниками в электронном виде.

• 476-ФЗ «Изменения в закон об электронной подписи».

• 63 ФЗ «Об электронной подписи»

Устройство ЭП

Файл генерирует специальная программа – средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда документ будет подписан, СКЗИ сканирует его и создаст уникальную комбинацию знаков, которая будет зашифрована с помощью ключа (последовательности символов) и сформирует файл подписи.

Сертификат на ключ хранится у собственника на электронном носителе: флешке, диске, файле на ПК. А просмотр подписи доступен при наличии открытого ключа – электронный документ, в котором указан владелец, его права и персональные данные эмитента.

Программа СКЗИ проверяет комбинацию символов. Результат проверки считается удовлетворительным при следующих условиях:

• документ не изменялся;

• визу поставил уполномоченный сотрудник или физическое лицо.

• сертификат ключа проверки ЭП действителен

В таком случае подпись автоматически признается действительной. Если программа обнаружит что содержание документа меняли после визирования, подпись будет признана недействительной и документ утратит юридическую значимость.

Виды ЭП и их отличие

В законах РФ указаны 3 вида подписи:

• Простая электронная подпись (ПЭП).

• Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП).

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Они отличаются по своим характеристикам и применяются в разных условиях.

Простая подпись

Это самая доступная версия – один из вариантов это логин и пароль, которые вводят при авторизации. Такая подпись не имеет высокой степени защиты, поэтому ее не могут применять с имущественными или финансовыми сделками при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Кроме того, она не гарантирует, что документ не меняли после подписания, а при разногласиях потребуется доказывать право через суд.

Неквалифицированная подпись

Это комбинация цифр, сформированная с помощью средств шифрования. Наличие подписи на документе подтверждает, что определенный человек подписал документ и не менял его. Подделать такую подпись достаточно сложно.

Неквалифицированной подписью заверяют:

• договора;

• отчеты;

• соглашения.

Со стороны государства отсутствует контроль за неквалифицированной подписью. Ее можно создавать внутри организации или бесплатного сервиса. Эта подпись действительна в рамках договорных отношений.

Квалифицированная подпись

Это самый надежный и защищенный вид. Главное отличие от неквалифицированной – выдача в удостоверяющем центре (УЦ), который обеспечивает криптозащиту информации на федеральном уровне и аккредитованным Минкомсвязи.

УЦ проходит проверку по установленному законом алгоритму:

• аккредитацию в Минкомсвязи;

• сертификацию в Федеральной службе безопасности.

Правомерность подписания документов определяют следующим образом:

• на сайте удостоверяющего цента проверяют срок действия сертификата;

• определяют действительность подписи на документе в момент использования.

Проверку можно провести бесплатно на таких сервисах:

• Портал «КриптоПро». Только файлы в формате pdf, в другом разрешении проверка платная.

• Госуслуги. Пользователь загружает файлы любого формата. Можно проверить квалифицированную и неквалифицированную подпись. Если документ не подписан, можно загрузить отдельно файл с подписью.

• Сервис «Контур-крипто». Можно подписать и проверить документы, без ограничения по формату.

• Есть ПО, позволяющее произвести проверку ЭП (например, КриптоАРМ)

Сертификат квалифицированной подписи регулярно обновляется. Проверку необходимо проводить, чтобы исключить случаи утраты, кражи или просрочки ЭП.

Преимущества квалифицированной подписи:

• Практически невозможно взломать. А при утрате достаточно обратиться в УЦ для блокировки и перевыпуска сертификата.

• Можно использовать операциях электронного документооборота (ЭДО), в том числе в судебных документах, но есть исключения, например, договор поручительства.

Как получить ЭП юридическому лицу

Перед началом работы нужно подготовить рабочее место и получить сертификат.

Рабочее место – это стационарный ПК или ноутбук с установленной операционной системой и техническими данными, подключенный к сети интернет.

Чтобы работать с квалифицированной подписью необходимо будет установить программу для криптозащиты данных. Некоторые компании помогают дистанционно с установкой необходимого ПО для применения ЭП.

В России можно использовать следующие варианты ПО для защиты:

• КриптоПро CSP.

• Signal-com CSP.

• Лисси CSP.

• Vipnet CSP.

Программы имеют практически идентичный функционал. Конкретный вариант лучше выбирать по рекомендации от УЦ или МФЦ.

С 1 января 2023 года ЭП для юридического лица или ИП бесплатно делают в ИФНС. Сертификат выдают независимо от адреса регистрации налогоплательщика. Для получения подписи в налоговой необходимо предварительно приобрести носитель (токен) на любом маркетплейсе. В ИФНС запишут данные и установочный файл с ПО для их защиты. Настройка на ПК производится самостоятельно пользователем.

В удостоверяющем центре подпись платная. Дополнительно могут предложить токен и техническую поддержку при установке или в течение срока действия сертификата. Все УЦ внесены в реестр Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Удаленно получить ЭП нельзя поэтому нужно выбирать представительство в городе нахождения предприятия.

Если сертификат еще действует продлить ЭП, можно дистанционно (если она выдавалась в центре).


Документы для получения подписи:

• Заявление на изготовление ЭП. В УЦ выдают бланк для заполнения. В МФЦ заполняют документ на портале Госуслуг.

• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получение онлайн бесплатно на сайте ФНС.

• Копия устава и приказ на право подписания для юридических лиц.

• Паспорт и СНИЛС для ИП.

Если подпись получать будет доверенное лицо, ему необходимы доверенность и паспорт.

При изготовлении подписи в центре после оформления документов необходимо оплатить счет:

• Если оплата будет картой или наличными – подпись выдадут через час.

• При оплате безналичным путем потребуется до 3 дней на обработку платежа и зачисление средств на счет центра.

Стоимость подписи и токена может быть разная.


Как получить ЭП физическому лицу

Физическим лицам для получения подписи достаточно обратиться в МФЦ и предоставить следующий пакет документов:

• Заявление.

• Паспорт.

• СНИЛС.

• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и присвоении ИНН

В УЦ тоже можно получить подпись за плату. Стоимость для граждан от 1 000 рублей (без носителя). Чем выше защита подписи, тем она дороже. Бесплатно можно получить подпись на портале «Госключ» – это доступно авторизованным пользователям.

Как подписать документ ЭП

СКЗИ после установки добавит раздел в меню и при нажатии правой кнопки мышки документ будет подписан. На сайте каждого СКЗИ есть подробные инструкции о том, как осуществляется подписание.

Алгоритм следующий:

• Кликнуть правой кнопкой мыши по документу.

• Выбрать пункт меню с названием СКЗИ и нажать команду «Подписать».

• Подождать запуск создания ЭП – рядом с документом появится файл doc.sig, это и есть файл ЭП.

В отдельных ПО СКЗИ команда может быть расположена в пункте меню защиты файла.

Вопросы, возникающие при работе с ЭП

Вопрос: Можно ли передать подпись другому лицу?

Ответ: По закону запрещено передавать подпись посторонним без согласия владельца. Даже если она была передана с согласия, всю юридическую ответственность за каждый подписанный документ несет владелец.

Вопрос: Что делать если потерялась подпись?

Ответ: При утрате или краже необходимо сразу обратиться в Удостоверяющий центр или МФЦ, который выдал сертификат. Центр отзовет сертификат и его не смогут использовать мошенники. Дополнительно рекомендуется проинформировать контрагентов, что подпись могут использовать незаконно. Восстановить ключ нельзя, придется выпускать новый.

Вопрос: Как перевыпустить сертификат?

Ответ: Период действия сертификата – 1 год. До истечения срока необходимо написать заявление в МФЦ или УЦ. Если изменений в документах не было, заново их предоставлять не требуется. Перевыпуск можно сделать дистанционно если сертификат был куплен в УЦ.

ЭДО и ЭП — это инновационные и перспективные направления в нашей стране. Но при всех плюсах можно выделить следующие недостатки:

• Срок действия может закончиться, а документы на продление не предоставлены заблаговременно.

• Иногда сотрудники увольняются, а подпись нужно выпускать квалифицированную, что для юридических лиц влечет дополнительные расходы.

• Необходимо обеспечить резервное хранение электронных документов.

Операторы заявляют, что 47% юридических лиц перешли на ЭДО, ведь системы интегрируются по API с ERP, SAP, 1С.

ЭП может обеспечить выполнение функционала со всех стационарных и мобильных устройств. А удобный интерфейс позволит освоить новый инструментарий пользователям разного возраста и квалификации.

На федеральном уровне постоянно прорабатываются направления развития ЭДО. А значит со временем будет становится все меньше документов на бумажных носителях.